Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN BVBA FLEX EVENT SUPPORT & LOGISTICS

Artikel 1 – Inleiding

  1. Onderhavige algemene voorwaarden (AV) zijn van toepassing op de totstandkoming, de interpretatie en de uitvoering van elke overeenkomst tussen de BVBA FLEX EVENT SUPPORT & LOGISTICS, hierna FLEX EVENT SUPPORT genoemd, met ondernemingsnummer 0834.780.416, met maatschappelijke zetel gevestigd te 2610 Antwerpen, Dynamicalaan 14, en de opdrachtgever, en tevens op elke offerte uitgebracht door FLEX EVENT SUPPORT.
  2. Door het plaatsen van een bestelling of aanvaarden van een offerte erkent de opdrachtgever kennis genomen te hebben van deze AV en deze AV te aanvaarden.
  3. Eventuele afwijkingen op de AV zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard zijn door FLEX EVENT SUPPORT. De toepasselijkheid van algemene dan wel specifieke voorwaarden van de opdrachtgever wordt hierbij uitdrukkelijk door FLEX EVENT SUPPORT van de hand gewezen. De AV van FLEX EVENT SUPPORT hebben in elk geval steeds voorrang op de voorwaarden van de opdrachtgever.
  4. Tenzij anders bepaald in deze AV, wordt onder schriftelijke correspondentie elke vorm van geschreven correspondentie begrepen, met inbegrip van elektronische correspondentie per e-mailbericht.
  5. Prijzen die vermeld staan in catalogi, brochures of promotiemateriaal zijn louter indicatief en kunnen te allen tijde worden gewijzigd. Er kunnen door de opdrachtgever geen aanspraken worden geformuleerd opzichtens FLEX EVENT SUPPORT voor prijsverschillen tussen prijzen die vermeld staan in catalogi, brochures of promotiemateriaal en de prijs op de factuur. Een dergelijk prijsverschil kan in geen enkel geval door de opdrachtgever worden ingeroepen als reden voor de annulering van een bestelling.
  6. Afstand van enig recht uit de AV wordt niet vermoed, maar kan enkel blijken uit een uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging van afstand door FLEX EVENT SUPPORT.
  7. De nietigheid van een clausule uit de overeenkomst doet geen afbreuk aan de andere bepalingen uit de overeenkomst.

Artikel 2 – Totstandkoming van de overeenkomst

  1. De overeenkomst tussen FLEX EVENT SUPPORT en de opdrachtgever komt tot stand a) als FLEX EVENT SUPPORT voorafgaandelijk een offerte voor uitvoering heeft bezorgd aan de opdrachtgever, op het moment dat de opdrachtgever zijn onvoorwaardelijke instemming met deze offerte schriftelijk en binnen de gestelde termijn aan FLEX EVENT SUPPORT heeft bezorgd, b) in geval van een bestelling door de opdrachtgever zonder voorafgaande offerte van FLEX EVENT SUPPORT, op het moment dat FLEX EVENT SUPPORT deze bestelling onvoorwaardelijk aanvaardt en die aanvaarding schriftelijk aan de opdrachtgever heeft bezorgd.
  2. Offertes kunnen gewijzigd of ingetrokken worden door FLEX EVENT SUPPORT zolang FLEX EVENT SUPPORT geen schriftelijke bevestiging van deze offerte heeft ontvangen.
  3. Offertes blijven maximaal 30 dagen geldig vanaf het ogenblik dat zij overgemaakt worden aan de opdrachtgever.
  4. Offertes steunen uitsluitend op de gegevens die de opdrachtgever aan FLEX EVENT SUPPORT ter beschikking stelt op het ogenblik van de aanvraag.
  5. Offertes en bestelbonnen kunnen, naast verzending per gewone post, tevens per e-mailbericht en per faxbericht worden verzonden en ontvangen.
  6. Elke annulering van een bestelling of overeenkomst dient schriftelijk te gebeuren door de opdrachtgever. Ze is slechts geldig mits een schriftelijke aanvaarding ervan door FLEX EVENT SUPPORT. In geval van annulering is de opdrachtgever aan FLEX EVENT SUPPORT een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 25% van de prijs van de totale opdracht met een minimum van 100,00 EUR, en dit benevens de reeds gefactureerde bedragen en onverminderd het recht in hoofde van FLEX EVENT SUPPORT om de werkelijk geleden schade te vorderen.

Artikel 3 – Uitvoering van de overeenkomst

  1. De opdrachtgever moet FLEX EVENT SUPPORT, tijdig en kosteloos, voorzien van alle gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, waaronder in elk geval en niet limitatief begrepen: technische gegevens, computertoepassingen, computerbestanden, documentatie, testgegevens, werkbeschrijvingen en/of overige relevante zaken. De opdrachtgever staat in voor, en garandeert de juistheid van de hiervoor bedoelde gegevens en informatie. De opdrachtgever is voorts verantwoordelijk, en aanvaardt het risico van, mogelijke problemen en/of aanspraken voortvloeiend uit de inhoud, onnauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van de verstrekte gegevens, informatie, en materialen.
  2. Indien voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke informatie niet, niet tijdig, of niet overeenkomstig de afspraken, ter beschikking wordt gesteld van FLEX EVENT SUPPORT, of indien de opdrachtgever en/of zijn leveranciers op enige andere wijze niet aan zijn/hun verplichtingen voldoet/voldoen, inbegrepen maar niet uitsluitend, het niet afdoende meewerken en/of inzetten, heeft FLEX EVENT SUPPORT het recht de nakoming van haar verplichtingen op te schorten, na aanmaning en eenvoudige kennisgeving door FLEX EVENT SUPPORT, zonder dat FLEX EVENT SUPPORT tot enige schadevergoeding kan worden gehouden.
  3. Leverings- en/of uitvoeringstermijnen zijn slechts indicatief en niet bindend, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen werd. Gebeurlijke overschrijdingen van de termijnen zullen geen aanleiding kunnen geven tot gedeeltelijke of volledige ontbinding van de overeenkomst, noch tot enige schadevergoeding.
  4. Meerwerken, niet vermeld in de offerte of bestelbon, worden in principe schriftelijk vastgelegd en ondertekend door beide partijen. Zij worden in ieder geval afzonderlijk aangerekend aan de hand van verbruikte materialen en gepresteerde werkuren.
  5. Wijzigingen in de opdracht van welke aard ook, door de opdrachtgever, na het tot stand komen van de overeenkomst, moeten door de opdrachtgever tijdig en schriftelijk aan FLEX EVENT SUPPORT ter kennis worden gebracht en dienen gepaard te gaan met een duidelijke omschrijving van de te verrichten werkzaamheden. Dergelijke wijzigingen worden aan de opdrachtgever extra aangerekend.
  6. FLEX EVENT SUPPORT behoudt zich het recht voor om aanvullende werkzaamheden uit te voeren, die niet vermeld waren in de oorspronkelijk tussen partijen afgesloten overeenkomst en deze aan de opdrachtgever in rekening te brengen, voor zover deze werkzaamheden noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de opdracht, dit alles in het belang van de opdrachtgever. De opdrachtgever wordt onverwijld op de hoogte gesteld van deze aanvullende werkzaamheden en de kostprijs ervan.
  7. Abonnementen voor webpagina’s, gehost onder het project-domain, worden automatisch, zonder voorafgaande verwittiging, bij verloop van het abonnement met een jaar verlengd, behalve bij opzegging door de opdrachtgever per aangetekend schrijven, uiterlijk 2 maanden voor de vervaldatum van het abonnement.

Artikel 4 – Overmacht

  1. Van overmacht aan de zijde van FLEX EVENT SUPPORT is in ieder geval sprake indien FLEX EVENT SUPPORT na het sluiten van de overeenkomst verhinderd wordt volledig en/of tijdig aan zijn verplichtingen uit de overeenkomst of aan de voorbereidingen daarvan te voldoen ten gevolge van o.a. brand, waterschade, overstroming, natuurrampen, weersinvloeden, werkstaking, bedrijfsbezetting, in- en uitvoerbelemmeringen, overheidsmaatregelen, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, defecten aan machines, storing in de levering van energie, niet tijdige levering van verkochte zaken, daarvoor benodigde grondstoffen en/of hulpmaterialen, …; alles zowel in het bedrijf van FLEX EVENT SUPPORT als bij derden van wie FLEX EVENT SUPPORT de zaken en/of benodigde materialen, grondstoffen of diensten geheel of gedeeltelijk moet betrekken, evenals bij opslag of gedurende transport al dan niet in eigen beheer en voorts door alle overige oorzaken, buiten de schuld of risico van FLEX EVENT SUPPORT ontstaan.
  2. In geval van overmacht is FLEX EVENT SUPPORT naar haar keuze gerechtigd de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te annuleren, dan wel het moment van dienstverlening en/of levering op te schorten tot het moment waarop de overmacht ophoudt te bestaan, zonder dat de opdrachtgever aanspraak kan maken op enige vergoeding. Alle tot dan toe door FLEX EVENT SUPPORT gemaakte kosten zullen terstond en ten volle opeisbaar zijn.
  3. In geval van overmacht zal de partij die er nadeel van ondervindt onmiddellijk, en alleszins binnen de 8 dagen na het ontstaan van de overmacht, de andere partij per aangetekend schrijven in kennis stellen. Deze kennisgeving moet alle noodzakelijke feitelijkheden bevatten om de andere partij in staat te stellen het bestaan van de overmacht vast te stellen. Vanaf dat ogenblik wordt de uitvoering van de verplichtingen die aangetast zijn door de overmacht, opgeschort gedurende de duur van de overmacht. De partij die nadeel ondervindt van de overmacht zal alles in het werk stellen om de vertraging tot een minimum te herleiden en zal de andere partij in kennis stellen van de maatregelen die daartoe worden genomen. De partijen hebben de mogelijkheid om de overeenkomst op te zeggen, zonder enige schadevergoeding van de ene aan de andere partij indien de overmacht aanhoudt of vaststaat dat deze zal aanhouden gedurende een periode van minstens 90 dagen.

Artikel 5 – Klachten

  1. Klachten over geleverde materialen, in zover het zichtbare gebreken betreft, moeten, op straffe van verval van verhaal, binnen de 48 uur na ontvangst der materialen schriftelijk ter kennis worden gebracht van FLEX EVENT SUPPORT. Klachten over uitgevoerde werken, in zover het zichtbare gebreken betreft, dienen, op straffe van verval van verhaal, schriftelijk meegedeeld te worden aan FLEX EVENT SUPPORT uiterlijk bij oplevering. Indien geen formele oplevering werd voorzien, dienen de klachten over de zichtbare gebreken van de uitgevoerde werken, op straffe van verval van verhaal, schriftelijk ter kennis te worden gebracht van FLEX EVENT SUPPORT, binnen de 48 uur na de beëindiging van de werkzaamheden.
  2. Eventuele verborgen gebreken aan geleverde materialen en uitgevoerde werken moeten, op straffe van verval van verhaal, binnen een termijn van 48 uur lopende vanaf het tijdstip waarop de opdrachtgever het gebrek heeft vastgesteld of redelijkerwijze had kunnen vaststellen, meegedeeld worden aan FLEX EVENT SUPPORT. Deze mededeling dient, eveneens op straffe van verval van verhaal, per aangetekend schrijven te gebeuren en bevat een gedetailleerde beschrijving van de gebreken.
  3. De klachten over geleverde materialen en uitgevoerde werken zullen zo spoedig mogelijk door FLEX EVENT SUPPORT op hun gegrondheid worden onderzocht. De opdrachtgever zal hiertoe alle medewerking verlenen.
  4. Indien naar het oordeel van FLEX EVENT SUPPORT terecht is geklaagd over geleverde materialen of uitgevoerde werken, en de opdrachtgever, eveneens naar het oordeel van FLEX EVENT SUPPORT, voldoende bewijs heeft kunnen leveren dat het gebrek inderdaad reeds bestond ten tijde van de levering of de uitvoering van de werken, zal FLEX EVENT SUPPORT steeds naar eigen keuze a) de gebrekkige materialen of de uitgevoerde werken, of een deel daarvan, kosteloos kunnen vervangen of overdoen, b) het gebrek of het gebrekkige deel van de materialen herstellen, c) de aanschafprijs van de gebrekkige materialen aan de opdrachtgever vergoeden, zonder dat de opdrachtgever gerechtigd is op schadevergoeding.
  5. FLEX EVENT SUPPORT aanvaardt generlei verantwoordelijkheid voor gebreken, veroorzaakt door of ontstaan aan het geleverde door schuld of toedoen van de opdrachtgever of derden, door een gebrek aan onderhoud, ofwel door externe oorzaken. Evenmin aanvaardt FLEX EVENT SUPPORT enige aansprakelijkheid voor lichte verschillen in kleur of afmetingen van het geleverde, voor zover deze niet te voorkomen waren, algemeen aanvaard zijn of eigen zijn aan de gebruikte materialen.
  6. FLEX EVENT SUPPORT is evenmin aansprakelijk voor druk-, schrijf- en/of telfouten en/of onduidelijkheden in offertes, opdrachtbevestigingen, bestelbonnen en/of prospectussen, noch voor de gevolgen daarvan.
  7. Klachten over facturen moeten binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur schriftelijk ter kennis worden gebracht van FLEX EVENT SUPPORT, op straffe van verval. Bij gebrek aan tijdig factuurprotest wordt de factuur beschouwd als zijnde aanvaard door de opdrachtgever.
  8. In geen geval geeft een eventuele klacht, noch m.b.t. geleverde materialen, noch m.b.t. uitgevoerde werken, noch m.b.t. facturen, de opdrachtgever het recht om zijn verplichtingen uit de overeenkomst op te schorten, noch om de ontbinding van de overeenkomst te vorderen.

Artikel 6 – Aansprakelijkheid

  1. De aansprakelijkheid van FLEX EVENT SUPPORT m.b.t. de geleverde materialen en uitgevoerde werken is beperkt tot hetgeen bepaald is in artikel 5.4. Met name is FLEX EVENT SUPPORT niet aansprakelijk voor of gehouden tot vergoeding van immateriële, indirecte of gevolgschade, met inbegrip van doch niet beperkt tot winst- of inkomensderving, omzetverlies, productiebeperkingen, administratie- of personeelskosten, een verhoging van de algemene kosten, verlies van cliënteel of vorderingen van derden, behoudens in geval van bedrog, opzet of grove schuld.
  2. FLEX EVENT SUPPORT staat niet in voor gebreken die na de levering van de materialen of de uitvoering van de werken zijn ontstaan als gevolg van abnormale weersomstandigheden, normale slijtage, ondeskundig gebruik, gebrek aan zorgvuldigheid, of aangebrachte wijzigingen door de opdrachtgever of derden.
  3. In geval van aansprakelijkheid, is FLEX EVENT SUPPORT nooit gehouden een hoger bedrag aan schade te vergoeden dan het factuurbedrag (exclusief BTW) van de te verrichten werkzaamheden, of een evenredig deel daarvan. Indien FLEX EVENT SUPPORT voor de desbetreffende schade verzekerd is, is de aansprakelijkheid van FLEX EVENT SUPPORT beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de verzekeraar zal worden uitgekeerd krachtens de polis.
  4. De aansprakelijkheid van FLEX EVENT SUPPORT wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst ontstaat slechts indien de opdrachtgever FLEX EVENT SUPPORT onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de remediëring van de tekortkoming wordt gesteld, en FLEX EVENT SUPPORT ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van de verplichtingen. De ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming bevatten, zodat FLEX EVENT SUPPORT in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
  5. Iedere vordering tot schadevergoeding lastens FLEX EVENT SUPPORT vervalt door het enkele verloop van 3 maanden na het ontstaan daarvan, of eerder, indien zulks wettelijk voorzien is.
  6. In geval van schade aan of verlies van door FLEX EVENT SUPPORT aan de opdrachtgever beschikbaar gesteld materiaal, zoals (doch niet beperkt tot) tablets, smartphones, GPS, laptops, projectors, …, zal elk beschadigd of verloren voorwerp aan de actuele aankoopprijs worden aangerekend aan de opdrachtgever.

Artikel 7 – Betalingen

  1. De opdrachtgever stemt ermee in dat FLEX EVENT SUPPORT facturen digitaal per e-mailbericht uitreikt.
  2. Alle facturen moeten door de opdrachtgever betaald worden binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders is overeengekomen. De vervaldatum wordt steeds vermeld op elke factuur.
  3. Bij gebrek aan tijdige betaling is de opdrachtgever automatisch en zonder voorafgaande ingebrekestelling op het factuurbedrag een jaarlijkse interest verschuldigd van 10%; tevens wordt het factuurbedrag automatisch en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 15% van het factuurbedrag, met een minimum van 100,00 EUR. Dit alles onder voorbehoud van het recht van FLEX EVENT SUPPORT om eventueel aanvullende schadevergoeding(en) van de opdrachtgever te vorderen, daaronder mede begrepen de in alle redelijkheid gemaakte (buiten)gerechtelijke kosten.
  4. Bij wanbetaling heeft FLEX EVENT SUPPORT het recht om onmiddellijk de prestaties op te schorten en indien de opdrachtgever navolgend nog in gebreke blijft, de overeenkomst te ontbinden. Indien de opdrachtgever de achterstallige bedragen echter voldoet alvorens de overeenkomst ontbonden wordt, zal FLEX EVENT SUPPORT het leveren van prestaties slechts hervatten nadat een eenmalige schadevergoeding van 50,00 EUR betaald zal zijn door de opdrachtgever.

Artikel 8 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

  1. De rechtsverhoudingen onder toepassing van de AV worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.
  2. Geschillen kunnen enkel worden beslecht door de rechtbanken van het arrondissement waarin de hoofdzetel van FLEX EVENT SUPPORT gevestigd is.